Clôture comptable : les documents à préparer pour votre fiduciaire
Votre exercice approche de sa fin et les justificatifs sont dispersés entre votre messagerie, un logiciel et plusieurs dossiers ? Une clôture comptable plus fluide commence par une liste de pièces claire. Elle permet à votre fiduciaire de comprendre les opérations et de vous signaler les questions à résoudre.
Commencez par convenir du périmètre
Demandez quelle période est clôturée, quels documents sont déjà disponibles et qui complète les informations manquantes. Les obligations comptables varient selon la forme et la situation de l’entreprise ; un dossier de Sàrl ne s’organise pas nécessairement comme celui d’une petite activité en raison individuelle.
La liste suivante est une méthode de préparation à adapter avec votre fiduciaire, et non une liste légale exhaustive.
Rassemblez les pièces en six ensembles
Banques et caisse : relevés de tous les comptes professionnels, cartes et plateformes d’encaissement, avec les soldes de fin d’exercice.
Clients : factures émises, avoirs, encaissements et liste des montants encore attendus. Signalez les litiges au lieu de les laisser sans explication.
Fournisseurs : factures reçues, charges récurrentes, dépenses payées d’avance et engagements dont le traitement doit être examiné.
Personnel : données de paie, décomptes sociaux, arrivées et départs, ainsi que les éléments restant à régulariser.
Biens et financement : inventaire daté lorsque pertinent, acquisitions, cessions, contrats de crédit et de leasing.
Fiscalité et événements particuliers : décomptes TVA, décisions fiscales, conventions et changements importants intervenus pendant l’exercice.
Ajoutez une note sur ce que les chiffres n’expliquent pas
Une dépense inhabituelle, un gros client qui conteste sa facture ou un achat réglé personnellement mérite quelques lignes. Indiquez le contexte et joignez la pièce correspondante. Ne supprimez pas une opération simplement parce que son traitement comptable est incertain.
Exemple fictif : une prime annuelle réglée en décembre concerne aussi l’année suivante. Transmettez la facture et la période couverte ; la fiduciaire pourra examiner le traitement approprié.
Organisez un archivage réellement exploitable
Le Portail PME rappelle une durée de conservation de dix ans pour les livres et pièces comptables, avec des exigences propres à l’archivage électronique. Une sauvegarde désordonnée ne suffit pas à rendre un dossier utilisable. Convenez d’un classement et de droits d’accès adaptés, en tenant compte des éventuelles règles spéciales.
Un relevé bancaire remplace-t-il tous les justificatifs ? Il décrit un paiement mais ne documente pas nécessairement la nature de la prestation. Transmettez les pièces qui expliquent l’opération.
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